Из года в год новшеств, связанных с организационными моментами ивентов, применяется все больше. Ожидают от них приглашенные многого и требования к ним возрастают. Красивые локации и развлекательные программы уже не являются столпами, на которых все держится.
Блоки
Разбиваем все, что должно произойти, на три составляющих и поочередно работаем над их успешным внедрением:
- подготовительный – определение целей и задач, бюджетных ассигнований, осуществляется поиск и аренда подходящего зала, заказ трансфера, работа с выступающими;
- реализация – заключается в правильной координации происходящего и успешном разрешении возникающих трудностей;
- post-production – подготовка релизов, фотоотчетов и их опубликование.
Важные моменты
Организация конференции в наши дни без доступа к всемирной информационной сети не возможна. Мы привыкли получать нужную информацию практически мгновенно, тратя время только на ввод запроса. Недопустимо, чтобы Wi-Fi работал медленно. Ждать по пять минут загрузки нужной страницы — это провал. Схожая ситуация и с попытками показа тематического видео, которые не загружаются из-за плохого интернета. Присутствующие нервничают, нужные сведения предоставить затруднительно.
Особое отношение к планированию. Участники отдают предпочтение в выборе среди нескольких схожих конференций по результатам знакомства с их программами. В них должно находить отражение четкое понимание приобретаемого опыта, кто будет предоставлять новые знания, с кем можно познакомиться, какие развлечения ждут посетителей. Понимание полезности всего происходящего сможет подтолкнуть человека к приобретению приглашений для сотрудников своей компании.
Уровень комфорта для гостей должен быть высочайшим. Уважительное отношение проявляем в реальной заботе об участниках. Здесь мелочей нет. Залы для конференций должны быть оборудованы современной удобной мебелью. Не допустимо в погоне за стилевыми тенденциями допускать, чтобы дизайнерские кресла были некомфортными. Помните, что женщины могут надеть юбки и низкие диваны будут не кстати. У людей различные комплекции и сложения. Это также нужно учесть при выборе кресел, как и то, что на мероприятии могут присутствовать люди с ограниченными возможностями.
Масштабные события имеют плотный график, что влечет за собою повышенную утомляемость. А это не в плюсы общей атмосфере. Постарайтесь выбрать такую площадку, где можно разместить «островки спокойствия» — мягкие уголки, где можно присесть и отвлечься на некоторое время, отдельные помещения с возможностью сделать звонок или выпить кофе.
Все это поможет организаторам сделать ивенты более эффективными и в то же время приятными для участников.